Giới thiệu chung

Khi đi mua sắm ở các cửa hàng hoặc trung tâm thương mại ta sẽ dễ dàng thấy được các máy POS mà nhân viên dùng để thanh toán cũng như lưu thông tin khách hàng. Liệu bạn có bao giờ thắc mắc rằng ngoài những tính năng trên, POS còn có thể làm gì khác? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thêm thông tin tổng quan về POS Odoo Version 14. Nội dung sẽ bao gồm các chủ đề sau

1. Tổng quan về POS Odoo

• Khái niệm Odoo

• Giới thiệu chung một số tính năng cơ bản của POS

2. Quy trình hoạt động và các tính năng nổi bật của POS

• Quy trình hoạt động của POS

• Khi bắt đầu phiên làm việc

• Trong quá trình làm việc

• Khi kết thúc phiên làm việc

• Các tính năng nâng cao của POS Odoo

• Pricelist

• Loyalty Programs

• Tính năng trả hàng

•  Giới thiệu chung về giao diện POS Odoo Bar/Restaurant

3. Các tính năng hỗ trợ khác theo yêu cầu của cửa hàng mà POS Odoo Version 14 chưa cung cấp

• Promotion Programs & Coupon Programs

• Tính năng Commission

Lưu ý: Người viết sử dụng POS Odoo Version 14 khi viết bài này.

Tổng quan về POS Odoo

POS là gì?

POS viết tắt cho cụm từ “Point of sale” được hiểu là hệ thống điểm bán hàng. Khi khách hàng mua sắm và sử dụng dịch vụ tại cửa hàng thì POS với các tính năng nổi bật như bán hàng, ghi nhận trả hàng, thanh toán và các chương trình tri ân khách hàng sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho các cửa hàng bán lẻ.
 

• • Tính năng bán hàng (Sales): bao gồm mở hoặc đóng một phiên làm việc, thay đổi nhân viên theo ca, tạo profile của khách hàng mới,... 

  • Tính năng trả hàng (Return products): khi khách hàng muốn trả lại hàng đã mua,...

  • Tính năng giảm giá (Discount): giảm giá dựa theo tổng giá trị hóa đơn, theo sản phẩm cụ thể,...

  • Tính năng tri ân khách hàng (Loyalty Programs): tích điểm cho khách hàng dựa theo số tiền khách đã mua hàng hoặc giảm giá cho khách hàng đặc biệt,...

  • Tính năng thanh toán (Payment): Thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng thẻ hoặc các phương pháp thanh toán khác mà Odoo hỗ trợ.

  • Tính năng Bảng giá (Pricelists): các bảng giá khác nhau theo sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.

Quy trình hoạt động và các tính năng nổi bật của POS

Dựa vào hình ảnh, bạn đã hình dung được quy trình tổng quan của một POS từ lúc bắt đầu mở một phiên làm việc (Opening control) đến quá trình làm việc (In Progress) cho đến lúc hết phiên làm việc của nhân viên (Closing control) và cuối cùng là ghi nhận giao dịch vào sổ cái (Closed & Posted).

Chúng ta sẽ đi chi tiết các trạng thái của một phiên làm việc (session) để bạn có thể hiểu thêm về quy trình hoạt động và các tính năng cũng như ưu điểm của POS từ lúc bắt đầu phiên làm việc đến lúc đóng phiên làm việc.

Khi bắt đầu một phiên làm việc (Opening control)

Đầu tiên nhân viên sẽ mở phiên làm việc (Open session), khi POS đã chuyển sang màn hình Login, ta có thể thấy được nhân viên có 2 lựa chọn để đăng nhập vào hệ thống: sử dụng mã badge đã được cửa hàng cấp trước đó hoặc nhân viên chọn tên của mình, nhập mã pin và đăng nhập. Sau đó nhân viên sẽ kiểm tra số tiền có trong ngăn kéo và nhập vào màn hình “Open amount”, nếu có bất kỳ lưu ý nào khác thì có thể nhập vào ô trống “Note”. Lúc này trạng thái của POS sẽ là “Opening control”.

Tính năng cơ bản trong quá trình mở phiên làm việc: tính năng đăng nhập, quản lý dòng tiền trước và sau khi mở ca (Cash control), quản lý nhân viên (Authorized Employees),...

Trong phiên làm việc (In progress)

Sau khi, khách hàng đã chọn mua sản phẩm và đưa sản phẩm cho nhân viên để tình tiền. Lúc này, nhân viên sẽ thực hiện một số thao tác sau.
Check và scan mã sản phẩm: Nhân viên sẽ scan barcode các sản phẩm của khách hàng, màn hình POS sẽ hiển thị thông tin cơ bản của sản phẩm và nhân viên nhập số lượng sản phẩm từ bàn phím. Tính năng cơ bản như quản lý số lượng order mà nhân viên đang làm. Tính năng tìm kiếm (Search) hỗ trợ nhân viên nếu như barcode của sản phẩm có vấn đề, nhân viên có thể nhập serial number của sản phẩm hoặc tìm kiếm dựa theo tên, nhóm sản phẩm,...

        

Chọn, tìm kiếm hoặc tạo thông tin khách hàng dựa vào thông tin cơ bản như số điện thoại hoặc tên hoặc quẹt thẻ thành viên, hoặc tạo mới một khách hàng (nếu khách hàng chưa từng sử dụng dịch vụ của cửa hàng trước đó).

Ngoài các tính năng cần thiết được liệt kê phía trên, trong phiên làm việc của nhân viên cũng còn nhiều tính năng khác như tạo hóa đơn và quản lý số lượng hóa đơn trong phiên làm việc,...

        

Khi nhân viên đã tạo order và xác nhận sản phẩm cũng như giá trị hóa đơn cho khách hàng thì sẽ bắt đầu bước tiếp theo đó chính là thanh toán.

Tính năng thanh toán:
Sau khi khách hàng đã chọn xong sản phẩm và đưa cho nhân viên tính tiền, thì nhân viên sẽ scan mã của sản phẩm, nhập số lượng và tiến hành chọn phương thức thanh toán cho khách, xác nhận (Validate) và in hóa đơn cho khách hàng.

Với tính năng thanh toán, ta sẽ bắt đầu với việc chọn phương thức thanh toán. POS Odoo Version 14 sẽ cung cấp cho người dùng các phương pháp thanh toán sau:

                    


Thanh toán bằng tiền mặt:

Sau khi đã xác nhận số tiền cần thanh toán cho khách hàng, ghi nhận thanh toán thành công thì nhân viên sẽ xuất hóa đơn cho khách hàng.

Thanh toán bằng thẻ: 

Nhân viên xác nhận lại số tiền cần thanh toán với khách hàng, với trường hợp thanh toán bằng thẻ thì khi nhân viên quẹt thẻ qua máy cầm tay liên kết với ngân hàng thì lúc này phía ngân hàng sẽ giải quyết các giao dịch và thông báo là thanh toán thành công (nếu thẻ hợp lệ). Lúc này nhân viên chỉ cần xuất hóa đơn cho khách hàng.

Phương thức thanh toán khác: 

POS Odoo có cung cấp các phương thức thanh toán trung gian khác như Adyen, Six và Vantiv. Các phương thức này vẫn được sử dụng hiệu quả với các nước như Mỹ hoặc Canada, nhưng với bối cảnh của Việt Nam thì các phương thức thanh toán này chưa phổ biến lắm. 

Kết thúc phiên làm việc

             

Để kết thúc phiên làm việc của mình thì nhân viên sẽ đóng POS bằng cách chọn nút close màn hình, xác nhận đóng phiên làm việc trên POS và ghi nhận các giao dịch đã thực hiện, đối chiếu số tiền trong ngăn kéo với dữ liệu trên POS. Lúc này POS sẽ ở trạng thái Closing control. Nếu không có gì sai sót thì nhân viên sẽ ghi nhận các giao dịch vào sổ cái (Closed session & Posted entries). Ta có thể thấy được tính năng "Cash control" đã giúp người dùng phân biệt được tổng tiền của các giao dịch trong phiên làm việc.

            

Tính năng nâng cao trong POS

Như đã đề cập, trong phiên làm việc của POS có một vài tính năng nâng cao và hay được sử dụng là Pricelist, Loyalty Programs và tính năng trả hàng. Đầu tiên, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về Pricelist và cách áp dụng của Pricelist như thế nào.

Pricelists 

Dựa vào Pricelists mà ta có thể tạo một sản phẩm hoặc một nhóm sản phẩm có giá khác nhau dựa vào các chính sách giá hoặc các chương trình riêng của doanh nghiệp.

Pricelists sẽ được cấu hình dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp, các chương trình áp dụng Pricelists cơ bản như các sản phẩm mua nhiều thì sẽ được giảm giá,...

Pricelist trong Odoo đưa ra nhiều option cho việc thay đổi giá như giảm % đơn giá trên sản phẩm hoặc theo công thức riêng mà doanh nghiệp muốn.

Lưu ý: Pricelists chỉ áp dụng cho đối tượng là sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.  

        

Dựa vào hình ảnh phía trên, ta sẽ hiểu được cơ chế hoạt động của Pricelist. Khách hàng mua sản phẩm và thỏa yêu cầu của Pricelist thì lúc này nhân viên sẽ áp dụng chương trình, từ đó, tính lại giá trị của sản phẩm dựa vào điều kiện đề ra trước đó.
Bên cạnh tính năng Pricelist, thì POS Odoo Version 14 còn cung cấp thêm một tình năng hữu ích khác nhằm đem lại lợi ích cho khách hàng đã sử dụng dịch vụ của cửa hàng như tính năng Loyalty Programs.

Chương trình tri ân dành cho khách hàng cũng là 1 trong những tính năng nổi bật của Odoo, doanh nghiệp có thể cài đặt cách tính điểm và tích điểm riêng cho doanh nghiệp của mình. Odoo cung cấp các cách tính điểm như dựa trên giá trị của sản phẩm hoặc dựa trên số lượng sản phẩm mà khách hàng đã mua. Bên cạnh đó, khi sử dụng Point rules, ta còn có thể có cách tính điểm riêng cho từng nhóm khách hàng hoặc sản phẩm,...

Cách thức quy đổi điểm: Với hệ thống đổi điểm thì Odoo cũng cho phép doanh nghiệp cài đặt các điều kiện quy đổi khác nhau, khi khách hàng đã thỏa các điều kiện đó thì sẽ được quy đổi điểm hoặc quà. Quy đổi điểm cơ bản sẽ bao gồm giảm một số tiền cụ thể hoặc giảm theo % (dựa vào % giá trị tổng đơn hàng, giá trị sản phẩm, hoặc chỉ giảm theo sản phẩm cụ thể).

Bên cạnh đó, hệ thống đổi điểm cung cấp chức năng tặng kèm sản phẩm miễn phí  (có thể điều chỉnh tùy theo ý của cửa hàng hoặc doanh nghiệp).

        

Các vấn đề trong tính năng Loyalty programs của POS Odoo

Như đã đề cập phía trên, tính năng Loyalty trong POS về cơ bản đã có thể thỏa mãn các yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp nhưng vẫn chưa đủ để đáp ứng các yêu cầu nâng cao của doanh nghiệp.

Ta có thể dễ dàng biết được điểm mà khách hàng đã tích được cũng như áp dụng các chương trình quy đổi điểm cho khách hàng nhưng hệ thống lại không có tính năng phân loại được nhóm khách hàng như hạng thẻ của khách hàng (vàng, bạc, đồng) nếu có thể phân loại được nhóm khách hàng trên, ta có thể tổ chức thêm nhiều các chương trình tri ân hoặc chăm sóc khách hàng dựa vào hạng của khách.

Bên cạnh đó, ta cần có thêm một chính sách khác là mức duy trì hạng của khách hàng, nếu trong khoảng thời gian nhất định mà khách hàng không mua sắm hoặc sử dụng dịch vụ của cửa hàng thì sẽ bị giảm hạng và phải tích điểm lại từ đầu.

Tính năng trả hàng

Vậy nếu sau khi mua hàng nhưng khách hàng vì một vấn đề nào đó muốn trả lại sản phẩm đã mua thì lúc này, POS sẽ xử lí như thế nào?
Để có thể thực hiện thao tác trả hàng trên POS Odoo thì chúng ta sẽ có 2 cách để làm:

Cách 1: Ghi nhận giá trị sản phẩm là âm và không liên kết với hóa đơn cũ

Khi khách hàng đến để trả hàng, nhân viên sẽ check serial number của sản phẩm, nhập giá trị âm cho sản phẩm, xuất hóa đơn mới và hoàn tiền cho khách hàng. Hóa đơn được tạo ra là một hóa đơn riêng biệt, không liên kết với hóa đơn cũ có chứa sản phẩm bị trả.

        

Cách 2: Ghi nhận trả sản phẩm không trên giao diện POS và có liên kết với hóa đơn cũ.

Với cách thứ hai, nhân viên sẽ tạm đóng màn hình làm việc của POS và trở lại màn hình back-end để chọn và cập nhật lại hóa đơn cũ, sau đó thực hiện hoàn tiền cho khách hàng. Hiện thống sẽ xuất 1 hóa đơn khác có cùng mã với hóa đơn cũ cộng thêm chữ “REFUND” sau cùng.