Giới thiệu chung

Khi đi mua sắm ở các cửa hàng hoặc trung tâm thương mại ta sẽ dễ dàng thấy được các máy POS mà nhân viên dùng để thanh toán cũng như lưu thông tin khách hàng. Liệu bạn có bao giờ thắc mắc rằng ngoài những tính năng trên, POS còn có thể làm gì khác? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thêm thông tin tổng quan về POS Odoo Version 14. Nội dung sẽ bao gồm các chủ đề sau

1. Tổng quan về POS Odoo

• Khái niệm Odoo

• Giới thiệu chung một số tính năng cơ bản của POS

2. Quy trình hoạt động và các tính năng nổi bật của POS

• Quy trình hoạt động của POS

• Khi bắt đầu phiên làm việc

• Trong quá trình làm việc

• Khi kết thúc phiên làm việc

• Các tính năng nâng cao của POS Odoo

• Pricelist

• Loyalty Programs

• Tính năng trả hàng

•  Giới thiệu chung về giao diện POS Odoo Bar/Restaurant

3. Các tính năng hỗ trợ khác theo yêu cầu của cửa hàng mà POS Odoo Version 14 chưa cung cấp

• Promotion Programs & Coupon Programs

• Tính năng Commission

Lưu ý: Người viết sử dụng POS Odoo Version 14 khi viết bài này.

Tổng quan về POS Odoo

POS là gì?

POS viết tắt cho cụm từ “Point of sale” được hiểu là hệ thống điểm bán hàng. Khi khách hàng mua sắm và sử dụng dịch vụ tại cửa hàng thì POS với các tính năng nổi bật như bán hàng, ghi nhận trả hàng, thanh toán và các chương trình tri ân khách hàng sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho các cửa hàng bán lẻ.
 

• • Tính năng bán hàng (Sales): bao gồm mở hoặc đóng một phiên làm việc, thay đổi nhân viên theo ca, tạo profile của khách hàng mới,... 

  • Tính năng trả hàng (Return products): khi khách hàng muốn trả lại hàng đã mua,...

  • Tính năng giảm giá (Discount): giảm giá dựa theo tổng giá trị hóa đơn, theo sản phẩm cụ thể,...

  • Tính năng tri ân khách hàng (Loyalty Programs): tích điểm cho khách hàng dựa theo số tiền khách đã mua hàng hoặc giảm giá cho khách hàng đặc biệt,...

  • Tính năng thanh toán (Payment): Thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng thẻ hoặc các phương pháp thanh toán khác mà Odoo hỗ trợ.

  • Tính năng Bảng giá (Pricelists): các bảng giá khác nhau theo sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.

Quy trình hoạt động và các tính năng nổi bật của POS

Dựa vào hình ảnh, bạn đã hình dung được quy trình tổng quan của một POS từ lúc bắt đầu mở một phiên làm việc (Opening control) đến quá trình làm việc (In Progress) cho đến lúc hết phiên làm việc của nhân viên (Closing control) và cuối cùng là ghi nhận giao dịch vào sổ cái (Closed & Posted).

Chúng ta sẽ đi chi tiết các trạng thái của một phiên làm việc (session) để bạn có thể hiểu thêm về quy trình hoạt động và các tính năng cũng như ưu điểm của POS từ lúc bắt đầu phiên làm việc đến lúc đóng phiên làm việc.

Khi bắt đầu một phiên làm việc (Opening control)

Đầu tiên nhân viên sẽ mở phiên làm việc (Open session), khi POS đã chuyển sang màn hình Login, ta có thể thấy được nhân viên có 2 lựa chọn để đăng nhập vào hệ thống: sử dụng mã badge đã được cửa hàng cấp trước đó hoặc nhân viên chọn tên của mình, nhập mã pin và đăng nhập. Sau đó nhân viên sẽ kiểm tra số tiền có trong ngăn kéo và nhập vào màn hình “Open amount”, nếu có bất kỳ lưu ý nào khác thì có thể nhập vào ô trống “Note”. Lúc này trạng thái của POS sẽ là “Opening control”.

Tính năng cơ bản trong quá trình mở phiên làm việc: tính năng đăng nhập, quản lý dòng tiền trước và sau khi mở ca (Cash control), quản lý nhân viên (Authorized Employees),...

Trong phiên làm việc (In progress)

Sau khi, khách hàng đã chọn mua sản phẩm và đưa sản phẩm cho nhân viên để tình tiền. Lúc này, nhân viên sẽ thực hiện một số thao tác sau.
Check và scan mã sản phẩm: Nhân viên sẽ scan barcode các sản phẩm của khách hàng, màn hình POS sẽ hiển thị thông tin cơ bản của sản phẩm và nhân viên nhập số lượng sản phẩm từ bàn phím. Tính năng cơ bản như quản lý số lượng order mà nhân viên đang làm. Tính năng tìm kiếm (Search) hỗ trợ nhân viên nếu như barcode của sản phẩm có vấn đề, nhân viên có thể nhập serial number của sản phẩm hoặc tìm kiếm dựa theo tên, nhóm sản phẩm,...

        

Chọn, tìm kiếm hoặc tạo thông tin khách hàng dựa vào thông tin cơ bản như số điện thoại hoặc tên hoặc quẹt thẻ thành viên, hoặc tạo mới một khách hàng (nếu khách hàng chưa từng sử dụng dịch vụ của cửa hàng trước đó).

Ngoài các tính năng cần thiết được liệt kê phía trên, trong phiên làm việc của nhân viên cũng còn nhiều tính năng khác như tạo hóa đơn và quản lý số lượng hóa đơn trong phiên làm việc,...

        

Khi nhân viên đã tạo order và xác nhận sản phẩm cũng như giá trị hóa đơn cho khách hàng thì sẽ bắt đầu bước tiếp theo đó chính là thanh toán.

Tính năng thanh toán:
Sau khi khách hàng đã chọn xong sản phẩm và đưa cho nhân viên tính tiền, thì nhân viên sẽ scan mã của sản phẩm, nhập số lượng và tiến hành chọn phương thức thanh toán cho khách, xác nhận (Validate) và in hóa đơn cho khách hàng.

Với tính năng thanh toán, ta sẽ bắt đầu với việc chọn phương thức thanh toán. POS Odoo Version 14 sẽ cung cấp cho người dùng các phương pháp thanh toán sau:

                    


Thanh toán bằng tiền mặt:

Sau khi đã xác nhận số tiền cần thanh toán cho khách hàng, ghi nhận thanh toán thành công thì nhân viên sẽ xuất hóa đơn cho khách hàng.

Thanh toán bằng thẻ: 

Nhân viên xác nhận lại số tiền cần thanh toán với khách hàng, với trường hợp thanh toán bằng thẻ thì khi nhân viên quẹt thẻ qua máy cầm tay liên kết với ngân hàng thì lúc này phía ngân hàng sẽ giải quyết các giao dịch và thông báo là thanh toán thành công (nếu thẻ hợp lệ). Lúc này nhân viên chỉ cần xuất hóa đơn cho khách hàng.

Phương thức thanh toán khác: 

POS Odoo có cung cấp các phương thức thanh toán trung gian khác như Adyen, Six và Vantiv. Các phương thức này vẫn được sử dụng hiệu quả với các nước như Mỹ hoặc Canada, nhưng với bối cảnh của Việt Nam thì các phương thức thanh toán này chưa phổ biến lắm. 

Kết thúc phiên làm việc

             

Để kết thúc phiên làm việc của mình thì nhân viên sẽ đóng POS bằng cách chọn nút close màn hình, xác nhận đóng phiên làm việc trên POS và ghi nhận các giao dịch đã thực hiện, đối chiếu số tiền trong ngăn kéo với dữ liệu trên POS. Lúc này POS sẽ ở trạng thái Closing control. Nếu không có gì sai sót thì nhân viên sẽ ghi nhận các giao dịch vào sổ cái (Closed session & Posted entries). Ta có thể thấy được tính năng "Cash control" đã giúp người dùng phân biệt được tổng tiền của các giao dịch trong phiên làm việc.

            

Tính năng nâng cao trong POS

Như đã đề cập, trong phiên làm việc của POS có một vài tính năng nâng cao và hay được sử dụng là Pricelist, Loyalty Programs và tính năng trả hàng. Đầu tiên, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về Pricelist và cách áp dụng của Pricelist như thế nào.

Pricelists 

Dựa vào Pricelists mà ta có thể tạo một sản phẩm hoặc một nhóm sản phẩm có giá khác nhau dựa vào các chính sách giá hoặc các chương trình riêng của doanh nghiệp.

Pricelists sẽ được cấu hình dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp, các chương trình áp dụng Pricelists cơ bản như các sản phẩm mua nhiều thì sẽ được giảm giá,...

Pricelist trong Odoo đưa ra nhiều option cho việc thay đổi giá như giảm % đơn giá trên sản phẩm hoặc theo công thức riêng mà doanh nghiệp muốn.

Lưu ý: Pricelists chỉ áp dụng cho đối tượng là sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.  

        

Dựa vào hình ảnh phía trên, ta sẽ hiểu được cơ chế hoạt động của Pricelist. Khách hàng mua sản phẩm và thỏa yêu cầu của Pricelist thì lúc này nhân viên sẽ áp dụng chương trình, từ đó, tính lại giá trị của sản phẩm dựa vào điều kiện đề ra trước đó.
Bên cạnh tính năng Pricelist, thì POS Odoo Version 14 còn cung cấp thêm một tình năng hữu ích khác nhằm đem lại lợi ích cho khách hàng đã sử dụng dịch vụ của cửa hàng như tính năng Loyalty Programs.

Chương trình tri ân dành cho khách hàng cũng là 1 trong những tính năng nổi bật của Odoo, doanh nghiệp có thể cài đặt cách tính điểm và tích điểm riêng cho doanh nghiệp của mình. Odoo cung cấp các cách tính điểm như dựa trên giá trị của sản phẩm hoặc dựa trên số lượng sản phẩm mà khách hàng đã mua. Bên cạnh đó, khi sử dụng Point rules, ta còn có thể có cách tính điểm riêng cho từng nhóm khách hàng hoặc sản phẩm,...

Cách thức quy đổi điểm: Với hệ thống đổi điểm thì Odoo cũng cho phép doanh nghiệp cài đặt các điều kiện quy đổi khác nhau, khi khách hàng đã thỏa các điều kiện đó thì sẽ được quy đổi điểm hoặc quà. Quy đổi điểm cơ bản sẽ bao gồm giảm một số tiền cụ thể hoặc giảm theo % (dựa vào % giá trị tổng đơn hàng, giá trị sản phẩm, hoặc chỉ giảm theo sản phẩm cụ thể).

Bên cạnh đó, hệ thống đổi điểm cung cấp chức năng tặng kèm sản phẩm miễn phí  (có thể điều chỉnh tùy theo ý của cửa hàng hoặc doanh nghiệp).

        

Các vấn đề trong tính năng Loyalty programs của POS Odoo

Như đã đề cập phía trên, tính năng Loyalty trong POS về cơ bản đã có thể thỏa mãn các yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp nhưng vẫn chưa đủ để đáp ứng các yêu cầu nâng cao của doanh nghiệp.

Ta có thể dễ dàng biết được điểm mà khách hàng đã tích được cũng như áp dụng các chương trình quy đổi điểm cho khách hàng nhưng hệ thống lại không có tính năng phân loại được nhóm khách hàng như hạng thẻ của khách hàng (vàng, bạc, đồng) nếu có thể phân loại được nhóm khách hàng trên, ta có thể tổ chức thêm nhiều các chương trình tri ân hoặc chăm sóc khách hàng dựa vào hạng của khách.

Bên cạnh đó, ta cần có thêm một chính sách khác là mức duy trì hạng của khách hàng, nếu trong khoảng thời gian nhất định mà khách hàng không mua sắm hoặc sử dụng dịch vụ của cửa hàng thì sẽ bị giảm hạng và phải tích điểm lại từ đầu.

Tính năng trả hàng

Vậy nếu sau khi mua hàng nhưng khách hàng vì một vấn đề nào đó muốn trả lại sản phẩm đã mua thì lúc này, POS sẽ xử lí như thế nào?
Để có thể thực hiện thao tác trả hàng trên POS Odoo thì chúng ta sẽ có 2 cách để làm:

Cách 1: Ghi nhận giá trị sản phẩm là âm và không liên kết với hóa đơn cũ

Khi khách hàng đến để trả hàng, nhân viên sẽ check serial number của sản phẩm, nhập giá trị âm cho sản phẩm, xuất hóa đơn mới và hoàn tiền cho khách hàng. Hóa đơn được tạo ra là một hóa đơn riêng biệt, không liên kết với hóa đơn cũ có chứa sản phẩm bị trả.

        

Cách 2: Ghi nhận trả sản phẩm không trên giao diện POS và có liên kết với hóa đơn cũ.

Với cách thứ hai, nhân viên sẽ tạm đóng màn hình làm việc của POS và trở lại màn hình back-end để chọn và cập nhật lại hóa đơn cũ, sau đó thực hiện hoàn tiền cho khách hàng. Hiện thống sẽ xuất 1 hóa đơn khác có cùng mã với hóa đơn cũ cộng thêm chữ “REFUND” sau cùng.

        

Kết quả:

Như đã đề cập ở trên thì POS Odoo có cung cấp tính năng trả hàng nhưng vẫn không thể áp dụng tối ưu vào thực tế. Trong thực tế, khi 1 khách hàng yêu cầu được trả hàng thì tùy vào doanh nghiệp hoặc các nhà bán lẻ sẽ có chính sách trả hàng khác nhau.

Chính sách trả hàng cơ bản mà chúng ta thường thấy là:

• • Khi trả hàng phải bắt buộc có hóa đơn, hàng phải còn tags và chỉ chấp nhận đổi trả trong khoảng thời gian nhất định (ví dụ trong 7 ngày từ ngày mua trên hóa đơn).

  • Trả hàng nhưng không hoàn tiền, với chính sách này thì khách hàng chỉ được trả hàng khi mua sản phẩm khác với giá tiền tương tự, thấp hơn hoặc cao hơn.

Hiện tại POS của Odoo không hỗ trợ các chính sách như trên cũng như tích hợp cả hai cách trên lại để thuận tiện hơn cho người sử dụng (trả hàng đồng thời trên front-end và back-end). Bên cạnh đó, các cửa hàng cũng yêu cầu khi trả hàng trên giao diện POS, thì hóa đơn trả hàng mới cũng sẽ có liên kết với mã hóa đơn cũ trước đó.

Ngoài giao diện làm việc với POS dành cho cửa hàng, POS Odoo còn cung cấp thêm một tính năng nâng cao khác là POS dành cho bar hoặc nhà hàng. Với giao diện của POS khi ở cấu hình này, Odoo hỗ trợ hầu hết các tính năng như giao diện của cửa hàng như thêm các tính năng nhằm phù hợp với môi trường nhà hàng như quản lý các bàn theo tầng, chia hóa đơn, quản lý số lượng khách trong một bàn, chuyển bàn,...

Với các bước đăng nhập tương tự như POS bán hàng, điểm khác biệt trong POS nhà hàng là sau khi nhân viên đăng nhập thành công thì sẽ đến màn hình quản lý các bàn trong một tầng.

Chúng ta sẽ tìm hiểu sơ qua về các tính năng có trên màn hình chính. Với giao diện của POS nhà hàng vẫn có các tính năng cơ bản như Pricelists, Loyalty Programs, giảm giá, thanh toán và một số tính năng cần thiết trong quản lý nhà hàng. Các tính năng này có thể được cấu hình thêm vào hoặc bớt đi phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của nhà hàng.

Lưu ý: Bài viết này chỉ tập trung trình bày về POS bán hàng nên về phần POS nhà hàng chỉ dùng để đọc hiểu thêm.

Ta có thể thấy ngoài việc cung cấp cho người dùng tính năng bán hàng, POS Odoo còn cung cấp, hỗ trợ thêm giao diện nhà hàng nhằm thỏa mãn nhu cầu sử dụng. Ở phần tiếp theo của bài viết, chúng ta sẽ đi vào những yêu cầu về tính năng khác mà hiện tại POS Odoo Version 14 chưa đáp ứng.

Các tính năng hỗ trợ khác theo yêu cầu của cửa hàng mà POS Odoo Version 14 chưa đáp ứng

Tính năng Promotion & Coupon Programs:

Với các chương trình như “Mua 1 tặng 1”, các mã discount, voucher hoặc gift card thì tính năng Promotion và Coupon có thể đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp hoặc cửa hàng bán lẻ. Để hiểu đơn giản ta có thể chia thành nhiều nhóm khác nhau: Promotion không mã, Promotion có mã và Coupon,... nhưng ở đây, chúng ta sẽ tìm hiểu các nhóm cơ bản.

• • Nhóm Promotion không mã: các chương trình khuyến mãi thường thấy như “Mua 1 tặng 1”, “Mua sản phẩm A tặng B”, “Mua 3 tính 2”, “Happy hour”, “Black friday”,... Với những chương trình như vậy, thì khách hàng có thể biết đến thông qua chiến dịch marketing hoặc từ thông báo của cửa hàng. Thông thường với các chương trình như thế này thì cửa hàng chỉ cần tạo Promotion chung cho nhóm sản phẩm thuộc chương trình khuyến mãi mà không cần tạo coupon. Khách hàng chỉ cần mua đúng sản phẩm đang ở đợt khuyến mãi, thanh toán và trên POS nhân viên sẽ áp dụng Promotion ứng với sản phẩm đó.
    Ví dụ: Chương trình Happy Hour, giảm giá 10% cho các thực phẩm tươi sống trong khung giờ 18h đến 19h hàng ngày,...
    
    

  • Nhóm Promotion có mã: các chương trình như “ Nhập mã ABC, giảm % đơn hàng”, “Nhập mã XYZ để được giảm 100.000 VND, với hóa đơn trên 300.000 VND” hoặc các chương trình tương tự. Với nhóm này thì cửa hàng sẽ tạo một mã nhất định, sau đó public cho khách hàng thông qua các apps, tin nhắn, phiếu hoặc tờ rơi. Khi khách thanh toán đơn hàng, thì chỉ việc đưa hoặc đọc mã cho nhân viên để nhân viên nhập vào POS, nếu mã hợp lệ thì sẽ áp dụng thành công.
    Ví dụ: Nhập mã PUBLIC, để được hưởng ưu đãi từ phía cửa hàng,...
    
    

  • Nhóm Coupon: Các chương trình áp dụng nhóm mã này sẽ có một nhóm đối tượng cụ thể. Ví dụ chương trình “ Nhập mã ABC, giảm % đơn hàng” cho tất cả khách hàng nhưng với nhóm khách hàng VIP hoặc khách hàng đặc biệt sẽ được 1 mã coupon riêng, mã coupon này sẽ được gửi đến khách hàng thông qua tin nhắn hoặc apps để khách hàng có thể nhận mã. Mỗi khách hàng sẽ được một mã riêng biệt, không trùng nhau và những mã này chỉ được dùng một lần duy nhất. \
    Ví dụ: Nhập mã PRIVATE, để được giảm đến 50% khi mua sắm vào ngày sinh nhật của bạn,...
    
    

Mỗi nhóm chương trình trên đều có thời gian và số lượng sử dụng có hạn. Nếu qua thời gian khuyến mãi hoặc coupon hết hiệu lực hoặc số lượng coupon đạt tối đa mặc dù vẫn còn thời gian sử dụng thì POS sẽ không ghi nhận vào đơn hàng của khách.

Promotion hay Coupon là tính năng có tính ứng dụng rất tốt của Odoo trên phân hệ Sales, nhưng với POS Odoo 14 thì lại chưa được hỗ trợ tính năng này. Nếu cửa hàng bán lẻ muốn POS của họ có các chương trình Promotion hoặc Coupon thì bên cung cấp giải pháp sẽ hỗ trợ thêm tính năng Promotion và Coupon nhưng cửa hàng phải chấp nhận bỏ phí để sử dụng tính năng này trong kinh doanh.

Lưu ý: Dự kiến là POS Odoo version 15 sẽ có tính năng này. 

Tính năng Commission:

Một trong những tính năng khác mà doanh nghiệp yêu cầu là Commission (chia hoa hồng) cho sale teams dựa trên thành tích của cá nhân hoặc theo một nhóm sản phẩm. Cách áp dụng Commission trên POS:

• • Theo tổng số lượng và giá trị hóa đơn: Với phương pháp chia hoa hồng này, thì sale team sẽ được tính doanh thu dựa vào số lượng bill được tạo ra trong một phiên làm việc. Càng nhiều hóa đơn được tạo ra thì sale teams sẽ được ghi nhận doanh thu càng cao.

  • Theo từng số lượng sản phẩm và giá trị trong một hóa đơn: Ta có thể hiểu là với mỗi dòng thông tin sản phẩm được bán ra sẽ đi kèm với thông tin của sale teams, với phương pháp này thì doanh thu của sale team sẽ được ghi nhận dựa vào số lượng sản phẩm được bán ra mà sale teams quản lý. Càng nhiều sản phẩm được bán ra thì doanh thu càng cao.
    
    

Phía trên là hai trong nhiều ví dụ của tính năng này. Thực tế, cửa hàng hoặc doanh nghiệp có thể yêu cầu thêm đối với tính năng này. Với yêu cầu này thì POS Odoo vẫn chưa đáp ứng được.

Lưu ý: Cửa hàng hoặc doanh nghiệp muốn sử dụng được tính năng này thì cần phải trả phí.

Sau đây là bảng so sánh các yếu tố trong tính năng nâng cao so với yêu cầu khác của doanh nghiệp đối với các tính năng đó

✅: Đã đáp ứng

 ☒: Chưa đáp ứng

Tổng kết: 

Nhìn chung, với các tính năng hiện có và các ưu điểm của nó như tính năng tri ân khách hàng hoặc bảng giá hoặc giao diện nhà hàng thì POS Odoo Version 14 có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của cửa hàng bán lẻ nhỏ như nhưng lại không phù hợp với các cửa hàng có quy mô lớn vì cần mở rộng thêm các tính năng. Dù vẫn còn nhiều vấn đề nhưng Odoo vẫn đang phát triển và cải thiện các tính năng hiện có để đáp ứng được yêu cầu sử dụng của người dùng. Hy vọng bài viết này có thể cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan chung cũng như các điểm yếu mà hệ thống POS trong Odoo Version 14 đang gặp phải.