Purchase - Những nghiệp vụ mua hàng mà Odoo chưa đáp ứng

Giới thiệu quy trình mua hàng của doanh nghiệp ở Việt Nam

Lê Bảo Trâm

Giới thiệu

Trải qua 14 versions, Odoo đã cung cấp giải pháp ERP với đầy đủ những phân hệ cho quá trình hoạt động của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn một số nghiệp vụ của đại đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam mà Odoo vẫn chưa giải quyết được. Cụ thể trong bài viết này tôi sẽ chia sẻ đến các bạn những nghiệp vụ thực tế mà quy trình mua hàng của Odoo vẫn chưa thể đáp ứng.

Quy trình mua hàng chuẩn của Odoo

Trước khi nói đến những nghiệp vụ thực tế được đề cập ở phần giới thiệu, chúng ta cùng xem lại một quy trình mua hàng chuẩn mà Odoo đã cung cấp

Minh họa: Quy trình mua hàng của Odoo

Ở phân hệ mua hàng, Odoo đã hỗ trợ người dùng một quy trình chuẩn từ tạo yêu cầu mua hàng, tạo và quản lý các yêu cầu báo giá, quản lý đơn mua hàng đến quy trình nhận hàng và thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp.

Tuy nhiên, như đã đề cập ở phần giới thiệu, chúng ta cùng đi đến một quy trình mua hàng thực tế đang được áp dụng ở hầu hết các doanh nghiệp ở phần tiếp theo.

Quy trình mua hàng chung của một doanh nghiệp

Minh họa: Quy trình mua hàng chung của một doanh nghiệp

Qua sơ đồ trên, chúng ta có thể thấy rõ, bên cạnh những nghiệp vụ cơ bản tương tự của Odoo, hoạt động mua hàng của doanh nghiệp còn phát sinh những nghiệp vụ quản lý, đánh giá khác:

  • Tính năng nhập yêu cầu mua hàng

  • Đánh giá nhà cung cấp

  • Chia nhiều phiếu nhập kho theo từng dòng sản phẩm trong đơn mua hàng

  • Ma trận phê duyệt 

Chúng ta cùng đi chi tiết từ đầu quy trình để rõ hơn nhé.

    1. Lập yêu cầu mua hàng

Bước đầu tiên của phân hệ mua hàng xuất phát từ nhu cầu mua hàng hóa, dụng cụ, tài sản … của các phòng ban. Khi đó, họ sẽ lập một yêu cầu gửi cho phòng mua hàng để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Các phiếu yêu cầu này do trưởng phòng hay người có trách nhiệm phê duyệt.

.

Minh hoạ: Giới thiệu về purchase request 

  • Đối với những trường hợp mua hàng nội bộ cho nhân viên trong công ty, người dùng ở các phòng ban cần một tính năng để lập yêu cầu mua hàng (tạm gọi là Purchase Request). Các yêu cầu mua hàng này có thể sẽ cần được thông qua một bước duyệt  hoặc ma trận phê duyệt (sẽ được đề cập ở mục 5). Bộ phận mua hàng sẽ tổng hợp các yêu cầu mua hàng và thực hiện tiếp quy trình như lập hợp đồng khung, tạo yêu cầu báo giá…  

  • Odoo chưa hỗ trợ người dùng tính năng tạo Purchase Request.

    • Hiện tại, đối với những doanh nghiệp nhỏ, nhu cầu mua hàng của nhân viên không nhiều, người dùng có thể sử dụng tính năng “Request for Quotation” của Odoo để tạo yêu cầu mua hàng.

    • Tuy nhiên, tính năng này sẽ có hạn chế. Hạn chế ở đây là gì? Tôi sẽ cho một ví dụ: 

      • Cứ mỗi một nhân viên có nhu cầu mua hàng, họ sẽ tạo 1 Request for quotation (RFQ). Giả sử có 20 nhân viên → chúng ta sẽ có 20 RFQ.

      • Bộ phận mua hàng sẽ tổng hợp yêu cầu mua hàng từ các RFQ này. Và chúng ta sẽ dễ dàng nhận ra là sẽ có 20 purchase order được tạo ra (trong trường hợp tất cả RFQ đều được duyệt).

      • Nhưng trên thực tế, chúng ta có thể sẽ có những trường hợp như dưới đây:

        • Gộp nhiều yêu cầu mua hàng vào cùng một đơn mua hàng nếu những sản phẩm đó có thể đặt mua từ cùng 1 nhà cung cấp.

        • Đối với các đơn vị nhập khẩu, nhiều đơn mua hàng có thể sẽ được gộp lại và vận chuyển theo container về Việt Nam để tối ưu chi phí vận chuyển.

        • Tách một yêu cầu mua hàng thành nhiều đơn mua hàng trong trường hợp nếu một yêu cầu mua hàng có nhiều sản phẩm cần mua nhưng không cùng  nhà cung cấp.

        • Tách yêu cầu mua hàng nếu các sản phẩm được yêu cầu  không cùng thời gian giao nhận 

Minh họa: Mối quan hệ giữa yêu cầu mua hàng, đơn báo giá và đơn mua hàng

Khi nào một yêu cầu mua hàng sẽ được duyệt? Sẽ có rất nhiều tiêu chí để một yêu cầu mua hàng được duyệt, nhưng phải kể đến đầu tiên là tiêu chí về ngân sách. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ thiết lập một quỹ ngân sách cho một kỳ / năm. Ngân sách cũng có thể được lập cho từng Phòng/ Ban hay một dự án. Và hiển nhiên những yêu cầu mua hàng này phải hợp lý với ngân sách được hoạch định trước của công ty. Do đó, chúng ta sẽ cần một tính năng quản để lý ngân sách. Chi tiết về tính năng ngân sách sẽ được đề cập ở một bài viết khác.

    2. Lập yêu cầu báo giá và đánh giá nhà cung cấp

Từ “Yêu cầu mua hàng”, phòng mua hàng tiến hành lập “yêu cầu báo giá” và gửi đến các nhà cung cấp. Sau khi nhận được báo giá từ các nhà cung cấp, phòng mua hàng sẽ tiến hành:

  • Đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí và điều kiện đã được quy định sẵn:

    • Giá 

    • Thời gian giao hàng

    • Độ uy tín của nhà cung cấp

    • Chất lượng hàng hóa

    • Chế độ bảo hành, phương thức thanh toán ….

  • Lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ đánh giá nhà cung cấp theo 2 cách:

  • Cách 1: Đánh giá nhà cung cấp trên từng yêu cầu mua hàng với các tiêu chí về: giá, độ uy tín,...

  • Cách 2: Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng, lên kế hoạch và lập quy trình đánh giá danh sách nhà cung cấp cho một kỳ.

Hiện tại Odoo vẫn chưa hỗ trợ tính năng so sánh và đánh giá nhà cung cấp. Do đó, để đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng, người dùng phải tự so sánh, đánh giá bằng cách kiểm tra các thông tin” Receipt Date”, “Unit Price” trên từng Request for Quotation form-view hoặc thông tin trên chứng từ, email mà nhà cung cấp đã gửi và đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng.

    3. Lập đơn mua hàng

Sau khi đã tìm được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành xác nhận và lập đơn mua hàng. Trước khi một đơn báo giá được xác nhận thành đơn mua hàng, một số doanh nghiệp sẽ cần bước duyệt từ các cấp quản lý.

Hiện tại, Odoo đã hỗ trợ người dùng cấu hình duyệt đơn mua hàng một cấp. Cấu hình này cho phép nhân viên mua hàng  yêu cầu quản lý của họ duyệt trước khi xác nhận đơn hàng. Và chỉ những người dùng được phân quyền “Purchase Manager” mới được phép duyệt đơn hàng. 

Tuy nhiên, một số doanh nghiệp sẽ có quy trình duyệt phức tạp xuyên suốt cả phân hệ mua hàng - ma trận phê duyệt (Approval Matrix) - nghiệp vụ này tôi sẽ đề cập đến ở mục 5 của bài viết.

    4. Nhập hàng vào kho và thanh toán


Sau khi đã đặt hàng thành công, chúng ta sẽ đến bước nhận hàng từ nhà cung cấp. Khi hàng được vận chuyển đến kho, các thông tin trên Hợp đồng/ Đơn hàng mua sẽ được bộ phận kho đối chiếu để kiểm tra và nhập hàng. Đối với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhiều kho, quy trình nhập hàng vào kho có thể chia thành 2 trường hợp:

  • TH1: Hàng hóa sẽ được vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho chung. Sau đó, người dùng sẽ điều chuyển nội bộ hàng hóa đến từng chi nhánh hoặc các kho khác

  • TH2: Hàng hóa sẽ được vận chuyển trực tiếp từ nhà cung cấp đến từng chi nhánh hoặc từng kho.

⇒ Hiện tại, Odoo chỉ hỗ trợ trường hợp 1. Đối với trường hợp 2, Odoo chưa có tính năng chia nhiều phiếu nhập kho theo từng dòng sản phẩm trong đơn mua hàng (Purchase Order line).

Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ biên bản liên quan, phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán. Phòng Kế toán tiếp nhận và kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Hiện tại, Odoo đã hỗ trợ người dùng cấu hình “3-way-matching” để đảm bảo nguyên tắc kế toán 3-way-matching.

    5. Ma trận phê duyệt - Approval Matrix

Ma trận phê duyệt là một tài liệu văn bản nội bộ chỉ định chức vụ và hạn mức phê duyệt yêu cầu cho từng giao dịch của một quy trình nghiệp vụ. Dưới đây là ví dụ đơn giản cho một ma trận phê duyệt.


No.

Công việc

Giá trị đơn hàng

Trưởng Phòng

Giám Đốc Phòng Ban

Trưởng Phòng Mua Hàng

Tổng Giám Đốc

1

Phiếu Yêu cầu mua hàng

0 < GT <= 5 triệu

x

x

x

x

5 triệu < GT <= 100 triệu

-

x

x

x

GT > 100 triệu

-

-

-

x

2

Phê duyệt  xác nhận  nhà cung cấp để mua hàng


-

-

x

x

3

Phê duyệt phiếu đặt hàng

0 < GT <= 5 triệu

-

-

x

x

5 triệu < GT <= 100 triệu

-

-

x

x

GT > 100 triệu

-

-

-

x

 

Kết luận

Ở bài viết này, Trobz đã giới thiệu đến các bạn một quy trình mua hàng thực tế của doanh nghiệp cũng như những nghiệp vụ mà Odoo đã hỗ trợ và chưa hỗ trợ người dùng. Các bạn hãy chia sẻ ý tưởng của mình về giải pháp cho những bài toán này nhé.