Khách hàng truy cập cổng thông tin dữ liệu trên Odoo 13 như thế nào?

Customer Portal Access In Odoo 13

Phương Đỗ

Cổng thông tin dữ liệu khách hàng trên Odoo là gì?


Cổng thông tin dữ liệu khách hàng trên Odoo (hay còn gọi là Portal) là một dạng truy cập dữ liệu của khách hàng ngay trên hệ thống quản trị Odoo của doanh nghiệp. Khách hàng được cho phép cấp một tài khoản Portal user trên Odoo để có thể thấy được tất cả các dữ liệu đã và đang phát sinh liên quan đến công ty/doanh nghiệp.

Ví dụ: Khi tạo báo giá đơn hàng (Quotation) cho khách hàng, Sales user có thể gửi báo giá qua email để khách hàng kiểm tra đơn hàng trước khi xác nhận, ngoài việc nhận thông tin báo giá qua email, khách hàng có thể trực tiếp vào cổng thông tin dữ liệu Portal của Odoo để xem chi tiết báo giá hiện tại, xem lịch sử các đơn hàng trước đó, xác nhận báo giá hoặc thanh toán trực tuyến ngay trên giao diện Portal này. Đây thực sự là một ưu điểm lớn khi người dùng sử dụng hệ thống Odoo để quản lý. Ngoài các thông tin đơn hàng, khách hàng cũng có thể thấy được các dữ liệu khác như Cơ hội (Opportunity), Đơn hàng (Sales order), Hóa đơn (Invoices), Hỗ trợ (Tickets)...


Dữ liệu trên cổng thông tin này, khách hàng cơ bản có thể xem, kiểm tra các dữ liệu liên quan và để lại lời nhắn hoặc trao đổi, không được phép tạo hoặc chỉnh sửa các tài liệu. Đối với một vài phân hệ đặc thù, khách hàng vẫn có một vài tùy chọn để xử lý trực tiếp trên cổng Portal như xác nhận đơn hàng (Accept), thanh toán hóa đơn trực tuyến (Payment), xác nhận bằng chữ ký (Online signature), đóng đơn hỗ trợ (Close ticket)...


Vậy làm sao để cấp quyền cho một khách hàng có thể thấy được tất cả dữ liệu của họ trên hệ thống Odoo? Các bạn theo dõi các cách thực hiện bên dưới nhé!


Cách để cấp quyền cho khách hàng truy cập vào cổng Portal của Odoo


Thực tế, trên Odoo 13 có 03 cách để tạo cấp quyền hoặc tạo tài khoản portal cho một liên hệ / khách hàng:

  • Cách 01: Chức năng Grant Portal Access trên Contact

  • Cách 02: Tạo tài khoản Portal trên menu Users

  • Cách 03: Khách hàng tự tạo tài khoản portal thông qua Sign up


Cách 01: Chức năng Grant Portal Access trên Contact


Đầu tiên, để thực hiện cấp quyền cho một liên hệ (contact) bằng chức năng Grant Portal Access, người dùng cần phải bật module "contact" qua menu: Apps



Tại danh sách tất các các contact (Menu: Contacts), người dùng chọn contact cần cấp quyền truy cập cổng Portal trên Odoo, sau đó vào menu: Action > Grant portal access để tiến hành cấp quyền cho contact.



Ngoài việc Grant portal access cho một đối tượng contact, Odoo cũng cho phép Grant portal access cho một danh sách các contact ở dạng listview.



Sau khi bấm Grant portal access, hệ thống sẽ xuất hiện cửa sổ Grant portal access để trực tiếp chọn email để cấp quyền. Bấm tích chọn vào email cần portal trên cột thông tin "In Portal" như hình bên dưới.


 


Trên cửa sổ này, người dùng cũng có thể để lại lời nhắn trên trường thông tin "This text is included in the email sent to new portal users" để gửi bao gồm trong email đến đối tượng portal. Sau khi hoàn tất, bấm nút "Apply" để cấp quyền cho portal user.


Lúc này, hệ thống đã tạo tự động một tài khoản portal user trên menu: Settings > Users & Companies > Users. Chú ý, bỏ filter "Internal users" trên khung tìm kiếm để thấy được tài khoản portal user.



Đồng thời, hệ thống cũng gửi một lời mời đến khách hàng để  truy cập vào hệ thống qua email. Ví dụ trong trường hợp trên, chúng ta cấp quyền cho khách hàng Gemini Furniture (gemini.furniture39@example.com). 



Qua email thông báo truy cập, người dùng portal có thể trực tiếp đổi mật khẩu của tài khoản Portal ngay chính đường link "Reset password" được đính kèm trên email

Khi khách hàng đăng nhập Odoo thành công, giao diện cổng thông tin khách hàng portal như hình bên dưới.



Danh sách "Documents" là danh sách tất cả những tài liệu của chính portal user tùy vào từng loại dữ liệu (Sales order, Purchase order, Ticket...). Bấm vào một tài liệu để xem chi tiết thông tin. Ví dụ: Sales orders




Cách 02: Tạo tài khoản Portal trên menu Users


Với cách này, người dùng trực tiếp vào menu: Settings > Users & Companies > Users để tạo tài khoản Portal cho một đối tượng. Bấm nút "Create" để tạo một tài khoản


Trên trường thông tin "User Types", bấm chọn loại "Portal" để tạo tài khoản Portal cho một liên hệ. Chú ý, cần bật chế độ "Developer mode" của hệ thống để thấy được trường thông tin này.


Sau khi tạo xong, hệ thống cũng sẽ tự động gửi lời mời truy cập hệ thống bằng email để người dùng Portal truy cập vào cổng dữ liệu portal của Odoo. Trên email này, cũng đã bao gồm đường link để người dùng tự đổi mật khẩu cho tài khoản. 


Sau khi truy cập vào hệ thống Odoo, tài khoản Portal cũng sẽ thấy được giao diện portal như hình



Cách 03: Khách hàng tự tạo tài khoản portal thông qua Sign up


Cách này cho phép khách hàng (hoặc một đối tượng liên hệ) trực tiếp tạo tài khoản portal thông tin giao diện đăng nhập của Odoo. Để sử dụng chức năng này, chúng ta cần bật tính năng cho phép tạo tài khoản khách hàng qua menu: Sales > Configuration > Settings > Customer Account. Chọn "Free sign up" như hình.



Sau khi bật tính năng này lên, tại giao diện đăng nhập, người dùng có thể thấy nút "Don't have an account?". Bấm vào nút này để vào trang tạo tài khoản mới.



Hệ thống sẽ xuất hiện trang tạo tài khoản mới, tại đây người dùng nhập đầy đủ thông tin và bấm "Sign Up" để hoàn tất.



Tạo tài khoản Portal thành công, hệ thống tự động vào trang cổng thông tin portal của user.



Chú ý: Đây là tài khoản portal mới của khách hàng sau khi đăng ký thành công, ví dụ trên đây là khách hàng mới vẫn chưa có bất kỳ Documents nào trên hệ thống Odoo. Trên giao diện Portal này, khách hàng có thể chỉnh sửa thông tin của chính mình bằng cách vào mục "Details" bấm "Edit" để nhập thông tin chi tiết như Company name, Phone, Mobile, Street... 



Một khi bấm "Confirm", những thông tin này sẽ được cập nhật trên hệ thống.




Kết luận


Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu qua 03 cách để cấp quyền hoặc tạo tài khoản Portal cho khách hàng. Thường thì cách số 01 và số 03 sẽ phổ biến hơn trên thực tế. 

  • Nếu công ty / doanh nghiệp của bạn cho phép khách hàng chủ động tạo tài khoản portal trên giao diện đăng nhập thì nên dùng cách 03.

  • Nếu công ty / doanh nghiệp của bạn muốn tự cấp tạo tài khoản Portal cho user và gửi lời mời đăng nhập thì nên dùng cách 01. Trường hợp số 02 cũng là một cách tạo tài khoản Portal giống như cách 01 nhưng cần bật developer mode để có thể thao tác nên trường hợp này ít được sử dụng hơn hẳn.