Tiền đặt cọc là gì?

Tiền đặt cọc (hay còn gọi là Down payment) là khoản thanh toán một phần giá trị đơn hàng bởi người mua khi hợp đồng mua hàng được ký kết giữa người mua và người bán. Số tiền đặt cọc mà người mua phải trả để bảo đảm họ sẽ nghiêm túc mua hàng và đồng ý thanh toán khoản tiền còn lại theo hợp đồng. Trong khi đó, người bán phải có nghĩa vụ cung cấp hàng hóa như đã được thỏa thuận trên hợp đồng. Thường thì tiền đặt cọc không có một mức yêu cầu xác định sẵn.

Khoản tiền đặt cọc là cần thiết cho những đơn hàng hoặc dự án lớn có giá trị cao nhằm mục đích đảm bởi lợi ích cho cả người mua và người bán.

Xử lý khoản tiền đặt cọc đầu tiên trên Odoo

Trước khi xử lý khoản đặt cọc đầu tiên trên hệ thống Odoo, chúng ta xem lại giao diện cấu hình cho phân hệ Sales tại menu: Sales > Configuration > Settings > Invoicing > Down Payment. Tại đây, người dùng có thể thấy trường thông tin cấu hình sản phẩm cho khoản đặt cọc (Down Payment), trường thông tin này đang bỏ trống, người dùng có thể tạo mới sản phẩm để cấu hình mặc định sản phẩm sử dụng cho chức năng Down payment của Odoo.

Tuy nhiên, nếu không cấu hình và chỉ định sản phẩm cho Down payment tại giao diện cấu hình này, hệ thống cũng sẽ tự động tạo sản phẩm Down Payment khi có phát sinh một khoản đặt cọc đầu tiên trên Odoo mà người dùng không cần cấu hình. Bên dưới là hướng dẫn chi tiết các bước xử lý yêu cầu khoản tiền đặt cọc đầu tiên trên Odoo mà không cần cấu hình sản phẩm Down Payment.

Trên menu: Sales > Orders > Quotation, người dùng tạo mới một đơn báo giá cho khách hàng như hình:

Theo như ví dụ trong hình, đơn hàng "S00020" cho khách hàng "Azure Interior" có tổng giá trị đơn hàng là 3,450$. Người dùng bấm nút "Confirm" để xác nhận đơn hàng. Đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái "Sales Order" và xuất hiện nút "Create Invoice" để thực hiện việc tạo hóa đơn hoặc xử lý khoản đặt cọc (nếu có). 

Lúc này, hệ thống sẽ xuất hiện cửa sổ mới (popup) để người dùng tùy chọn loại tạo hóa đơn. Có 3 loại tùy chọn tạo hóa đơn:

• Regular Invoice: tạo hóa đơn như thường lệ

• Down Payment (percentage): tạo hóa đơn để ghi nhận khoản đặt cọc theo tỉ lệ phần trăm (%)

• Down payment (fixed amount): tạo hóa đơn để ghi nhận khoản đặt cọc theo một con số cố định

Với 03 tùy chọn trên, thì chỉ 2 tùy chọn Down payment (percentage) và Down payment (fixed amount) là xử lý cho trường hợp đặt cọc. Tùy vào nhu cầu mà người dùng chọn khoản đặt cọc theo tỉ lệ phần trăm hoặc theo con số cố định.

• Nếu chọn Down payment (percentage), trường thông tin Down Payment Amount sẽ xuất hiện để nhập tỉ lệ phần trăm (%).

• Down payment (fixed amount), trường thông tin Down  Payment Amount sẽ xuất hiện nhập một số tiền nhất định.

Ngoài ra, 02 trường thông tin Income Account và Customers Taxes sẽ xuất hiện để ghi nhận tài khoản hạch toán và thuế bán hàng áp dụng cho khoản đặt cọc Down payment.

Với ví dụ trên, giả sử khoản đặt cọc cho đơn hàng S00020 là 50% giá trị đơn hàng, người dùng chọn Down payment (percentage) và nhập Down Payment Amount là 50. Chọn tài khoản Income Account và Customer taxes (nếu có), sau đó bấm nút "Create and view invoice" để tạo và xem hóa đơn mới được tạo ra.

Sau khi hoàn tất, hóa đơn mới ở trạng thái Draft sẽ được tạo ra cho khoản đặt cọc với cột Label ghi nhận chi tiết loại đặt cọc "Down payment of 50.0%". Tổng số tiền đặt cọc là 1,725$ (chiếm tỉ lệ 50% tổng giá trị đơn hàng)

Ghi chú: Cột giá (Price) cho khoản tiền đặt cọc là dựa trên tổng tiền đơn hàng chưa tính thuế. Nếu có thuế cho sản phẩm trên đơn hàng và khoản đặt cọc, bạn cần cấu hình thuế cho phù hợp. Ví dụ trên đang thiết lập cả sản phẩm và tiền đặt cọc với thuế cố định là 15%.

Lúc này, hệ thống đã tạo ra sản phẩm với tên mặc định là "Down payment" với cấu hình chi tiết:

• Product type: Service

• Invoicing policy: Ordered Quantities

• Income Account: là giá trị đã chọn trên popup tạo hóa đơn với Down payment lần đầu tiên

• Customer Taxes: là giá trị đã chọn trên popup tạo hóa đơn với Down payment lần đầu tiên

Chú ý: Với cấu hình mặc định cho sản phẩm Down payment là "Product type: Service" và "Invoicing policy: Ordered Quantities", người dùng không nên điều chỉnh bởi vì nó sẽ ảnh hưởng đến luồng quy trình Down payment của hệ thống.

Đối với thông tin "Income account" và "Customer taxes" trên sản phẩm Down payment, người dùng vẫn có thể điều chỉnh trực tiếp trên form sản phẩm trên Tab "General information" và Tab "Accounting"

Kiểm tra lại cấu hình Down payment trên menu: Sales > Configuration > Settings > Down payment, hệ thống đã gắn sản phẩm Down payment được tạo tự động bởi Odoo.

Ngoài việc ghi nhận hóa đơn cho khoản đặt cọc, hệ thống còn ghi nhận khoản đặt cọc này trên chính đơn hàng bằng cách thêm một sản phẩm Down payment trên danh sách sản phẩm của đơn hàng. Cụ thể:

• Product: Down payment

• Description: Down payment: MM YYYY, trong đó MM là tháng phát sinh đặt cọc, YYYY là năm phát sinh khoản đặt cọc

• Quantity: giá trị bằng 0

• Delivered: giá trị bằng 0

• Invoiced: giá trị bằng 1

• Unit price: khoản tiền đặt cọc tương ứng

• Taxes: thuế được định nghĩa

Chú ý: Trong trường hợp có thêm các khoản đặt cọc lần 02, lần 03... Người dùng chỉ cần bấm "Create Invoice" trên đơn hàng và chọn tạo hóa đơn theo "Down payment" để tạo các hóa đơn khác ghi nhận các lần đặt cọc.

Khấu trừ khoản đặt cọc và thanh toán phần còn lại của đơn hàng

Cùng ví dụ trên, sau khi nhận được khoản tiền đặt cọc, người dùng trực tiếp xác nhận hóa đơn và thanh toán hóa đơn cho khoản tiền đặt cọc đã nhận.

Sau khi Bấm "Register payment" và "Validate" cho hóa đơn đặt cọc, hóa đơn đã được "Paid" như hình

Tiếp tục, người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng cho khách hàng trước khi khách hàng thanh toán khoản tiền còn lại của đơn hàng (đối với sản phẩm loại Invoicing policy: Delivered quantities)

Để xử lý khoản tiền còn lại, người dùng cần bấm nút "Create invoice" trên đơn hàng để tạo hóa đơn với loại "Regular invoice". Chú ý, trên cửa sổ tùy chọn tạo hóa đơn, hệ thống sẽ tự động bật "Deduct down payments" để khấu trừ tiền đặt cọc cho hóa đơn (Nếu trường hợp không muốn khấu trừ đặt cọc, có thể bỏ tùy chọn này, hệ thống chỉ tạo hóa đơn bình thường cho đơn hàng).

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ xử lý khoản tiền thanh toán còn lại theo hướng khấu trừ khoản đặt cọc trước đó. Sau khi chọn "Regular invoice" và "Deduct down payment", bấm nút "Create and view invoice" để trực tiếp tạo hóa đơn cho đơn hàng kèm khấu trừ đặt cọc.

Một hóa đơn mới đã được tạo ra ở trạng thái Draft với giá trị hóa đơn đã được khấu trừ đặt cọc

Hóa đơn khấu trừ đặt cọc này sẽ có danh sách sp giống như trên đơn hàng (sản phẩm bán + Down payment) nhưng giá trị Subtotal của Down payment sẽ có giá trị âm (ngụ ý trừ khoản đặt cọc) với quantity bằng -1. Hóa đơn trong ví dụ này, khách hàng chỉ cần thanh toán giá trị còn lại với Total là 1,725$ tương ứng với khoản tiền còn lại sau khi trừ đặt cọc.

Người dùng bấm "Post" hóa đơn và "Register payment" để ghi nhận thanh toán phần còn lại cho hóa đơn.

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành xong việc ghi nhận khoản đặt cọc và xử lý thanh toán số tiền còn lại khi hoàn tất đơn hàng. Hẹn gặp lại các bạn trong các bài blog kế tiếp nhé!