Tự động phân bổ lead trong Odoo CRM

Odoo CRM - Enterprise V12

Trinh Tran Thi Phuong

Bài viết này giới thiệu qua tính năng tự động phân bổ lead cho nhóm bán hàng và nhân viên bán hàng trên phân hệ Odoo CRM.

Mục đích của việc phân bổ lead

Tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp, chúng ta sẽ cần phải phân bổ lead cho những nhóm và nhân viên bán hàng thích hợp: 

  • Khi mà doanh nghiệp chúng ta có nhiều chi nhánh ở các khu vực khác nhau. Lúc đó, việc phân bổ lead theo khu vực sẽ rất cần thiết. 

  • Chắc chắn chúng ta sẽ không muốn một khách hàng nước ngoài được tư vấn bởi một nhân viên bán hàng không nói được ngôn ngữ tương ứng.

Tưởng tượng hằng ngày chúng ta nhập 10 nghìn lead lên hệ thống, rồi phải kiểm tra và phân bổ lead cho từng nhóm và nhân viên thích hợp. Việc này sẽ rất mất thời gian. Odoo có sẵn chức năng giúp chúng ta phân loại lead và phân bổ cho các nhóm và nhân viên bán hàng.

Cấu hình trên Odoo

Để kích hoạt tính năng phân bổ lead, chúng ta cần cài hai module: CRM và Lead Scoring:


Sau khi cài đặt hai module trên, chúng ta cần vào CRM > Configuration để kích hoạt thêm chức năng quản lý lead:

"Chấm điểm" cho lead

Mục đích của việc chấm điểm cho lead

Chấm điểm cho lead là một cách hiệu quả để quản lý lead. Nó giúp cho nhân viên bán hàng biết được mức độ ưu tiên của từng lead và có kế hoạch tiếp cận lead theo độ ưu tiên. Và cuối cùng sẽ làm tăng hiệu suất làm việc của nhóm bán hàng cũng như tỉ lệ thành công. 

 Chức năng chấm điểm cho lead của Odoo dựa theo các tiêu chí cụ thể - số điểm càng cao, nghĩa là khả năng chốt sale của chúng ta càng cao. Vì vậy, những lead có điểm cao sẽ tự động được phân bổ cho nhân viên bán hàng và hạn chế việc nhân viên của bạn phải làm việc với những cơ hội (opportunity) có tiềm năng thấp hoặc chưa rõ ràng.

Cách chấm điểm lead trên Odoo

Để chấm điểm cho lead, trước tiên chúng ta cần định nghĩa các điều kiện để khi thỏa các điều kiện này chúng ta sẽ cộng cho lead một số điểm nhất định. 

Ví dụ: Chúng ta sẽ chú trọng vào những lead đến từ chiến dịch bán hàng cụ thể và khách hàng có một số thông tin liên lạc như số điện thoại, email. Đối với những lead thỏa điều kiện, chúng ta sẽ cộng cho mỗi lead 50 điểm. 


Lưu ý: Khi kết hợp nhiều điều kiện (domain) với nhau. Nếu chọn ANY nghĩa là khi lead thỏa một trong số những điều kiện thì sẽ được cộng điểm. Ngược lại, nếu chọn ALL thì phải thỏa tất cả các điều kiện. 

Sau khi có các bộ quy tắc để chấm điểm lead, cứ mỗi một giờ hệ thống sẽ tiến hành tự động chấm điểm cho lead. 

Hoặc người dùng có thể sử dụng chức năng Apply marked scores: 


Sau khi hoàn thành, trên lead sẽ ghi nhận giá trị điểm tương ứng:


Phân bổ lead cho nhóm bán hàng và nhân viên bán hàng 

Tương tự như khi chấm điểm cho lead, chúng ta cần phải định nghĩa một số điều kiện của nhóm bán hàng để hệ thống phân bổ lead cho nhóm phù hợp.

Giả sử, doanh nghiệp có 03 nhóm bán hàng: bán hàng trong nước, bán hàng nước ngoài, chuyên viên bán hàng cao cấp. 

Nhóm bán hàng trong nước chúng ta sẽ cấu hình các điều kiện sau: 


Đối vối cấu hình này, nhóm bán hàng này sẽ được phân bổ những lead trong nước và có thông tin số điện thoại hoặc thông tin email. 

Nhóm bán hàng nước ngoài - nhóm này sẽ xử lý các lead đến từ nước ngoài: 


Nhóm chuyên viên bán hàng cao cấp: 


Ngoài việc cấu hình một số điều kiện về thông tin liên lạc, chúng ta sẽ quy định thêm điều kiện các lead cần có từ 50 điểm để được phân bổ vào nhóm bán hàng này.

Tương ứng với từng nhân viên bán hàng, chúng ta có thể quy định thêm các điều kiện để đảm bảo lead được phân bổ cho nhân viên thích hợp nhất.


Đối với nhân viên Benedict Cumberbatch chỉ sẽ được phân bổ các lead đến từ Pháp, còn với trường hợp nhân viên Gumball Watterson sẽ nhận được lead của nhóm bán hàng đó. 

Lưu ý: Giá trị Maximum Leads / 30 là số lượng lead tối đa mà nhân viên bán hàng đó có thể được phân bổ, nếu giá trị này bằng 0 thì khi hệ thống phân bổ lead sẽ không phân bổ cho nhân viên này. 

Sau khi đã hoàn tất các bước tạo nhóm bán hàng và quy định điều kiện cho từng nhóm. Khi có lead đổ vào, hệ thống sẽ tiến hành tính điểm cho lead và sau đó sẽ tự động phân bổ lead cho từng nhân viên bán hàng. 

Lưu ý: Sau khi hệ thống hoàn thành việc phân bổ, trường hợp lead đã được phân bổ cho nhóm bán hàng và nhân viên bán hàng thì lead đó sẽ được tự động chuyển thành opportunity (cơ hội)


Trường hợp lead chỉ được phân bổ cho nhóm bán hàng nhưng chưa được phân bổ cho nhiên viên bán hàng thì lead sẽ không trở thành opportunity (cơ hội).

 

Theo dõi tiến độ hằng ngày

Sau khi hệ thống đã hoàn thành việc phân bổ lead, trưởng nhóm bán hàng có thể theo dõi kết quả phân bổ của nhóm mình: 


Và theo dõi số lượng lead chưa được phân bổ cho nhân viên bán hàng và cơ hội bán hàng: 


Ngoài ra, khi nhấn vào xem số lượng opportunity, hệ thống sẽ thể hiển bằng một biểu đồ trực quan để trưởng nhóm có thể dễ dàng quản lý: